Zoptymalizowane zadania i uporządkowane procesy – jak zarządzamy projektami w Grupie ONE House?
Rozwój organizacji to dla nas wieloetapowy proces. Jednym z nich było ułożenia projektów wewnątrz całej organizacji, które pozwoliły na optymalizację pracy pracowników i podwykonawców Grupy ONE House. Czas pandemii wymusił na wielu organizacjach reorganizację pracy. Dlatego wychodząc naprzeciw oczekiwaniom pracowników oraz odpowiadając na złożone potrzeby biznesowe naszych klientów postawiliśmy sobie cel, aby wdrożyć zaawansowane oprogramowanie do zarządzania projektami.
Cel okazał się o tyle złożony, iż wymagania nie były oczywiste. Zależało nam na tym, aby narzędzie odpowiadało spełniało wiele funkcji i mogły korzystać z niego wszystkie spółki i działy. Tak więc zaczęliśmy poszukiwać aplikacji, która będzie odpowiednia zarówno dla działu Produkcji jak i działu Kreacji, ale także dla działu Mediów i całego back office. Specyfika pracy znacznie różni się od klasycznego podziału zadań na listę: to do/ in progress/ done.
Do tego zadania podeszliśmy iteracyjnie, a poszukiwania zaczęliśmy od zebrania wymagań i ustalenia celu tego projektu. Odbyliśmy wiele spotkań warsztatowych, na których wypracowaliśmy konkretne założenia. Każdy z działów miał inne potrzeby, które należało spełnić. Szukaliśmy narzędzia, w którym moglibyśmy:
- pracować na tablicy KANBAN,
- tworzyć harmonogramy projektów,
- agregować dane z wielu tablic do jednego widoku,
- współpracować z podwykonawcami i klientami,
- monitorować czas pracy na projektach,
- weryfikować marżowość projektów oraz analizować dane finansowe,
- zarządzać pracą projektów mediowych oraz new business,
- przeprowadzać onboarding nowych pracowników,
- zarządzić pracą zdalną,
- mieć miejsce na pracę indywidualną,
- automatyzować powtarzające się zadania,
- zarządzać dniami wolnymi i składać wnioski o dni wolne.
I o ile na rynku dostępnych jest wiele platform, które spełniają większość z tych oczekiwań, to niewiele jest takich, które spełniają wszystkie. Aby wybrać to właściwe, zrobiliśmy reaserch, spotkaliśmy się z przedstawicielami różnych aplikacji i mapowaliśmy nasze oczekiwania z dostępnymi funkcjonalnościami. Wykorzystaliśmy również darmowe okresy próbne, co pozwoliło nam na podjęcie ostatecznej decyzji i wybór platformy, którą wdrożyliśmy do naszej organizacji. Tym narzędziem okazał się być Monday.com, który jest oprogramowaniem pozwalającym na dowolne ułożenie tablic pod własny styl pracy i wymagania. Wszelkie elementy tablic mogą być tworzone dowolnie i reorganizowane w zależności od potrzeb. Dużym plusem okazały się również automatyzacje i szeroki wybór uprawnień.
Po kilku miesiącach od wdrożenia platformy, widzimy, jak stosowanie jej wpłynęło pozytywnie na ułożenie złożonych procesów i optymalizację czasu pracy na wielu, powtarzających się zadaniach. Wszelkie informacje mamy w jednym miejscu. Monitorowanie czasu pracy pozwoliło na jeszcze dokładniejsze badanie marżowości na klientach i proponowanie jeszcze dokładniejszych kosztorysów. Jesteśmy również dużo lepiej zabezpieczeni na wypadek różnych losowych sytuacji, gdyż wszystko mamy w jednym miejscu w chmurze i mamy szybki dostęp do różnorodnych danych z dowolnego miejsca.
Z racji tego, że z platformy korzysta cała organizacja składająca się z kilku spółek i pracujemy nie tylko projektowo ale możemy również uprościć onboarding nowych pracowników lub zgłaszać wnioski o dni wolne to możemy śmiało stwierdzić, że monday.com wykorzystujemy do zarządzania całą organizacją.
Autor:
Martyna Klimiuk
Senior Project Manager
